What’s a project--and what does it mean to “manage” it?

¿Qué es la gestión de proyectos o project management?

Muchas veces se usa el término proyecto, sin embargo, no tiene una definición clara. Según el Project Management Institute (PMI), un proyecto es "un esfuerzo temporal realizado para crear un resultado, producto o servicio único". Es decir, un proyecto no forma parte de las operaciones cotidianas de una organización, no forma parte de la rutina.

Un proyecto sigue un recorrido para alcanzar un nuevo objetivo ( se trata del que que pone en acción todos los elementos necesarios para alcanzar el objetivo deseado). Un proyecto siempre tiene un comienzo y un final determinado (el cuando). Y por supuesto, necesita de capital humano, económica e infraestructura para llegar al resultado final. La administración de estos recursos es un factor clave.

Juntar el qué y el cuándo, junto con un óptimo aprovechamiento de los recursos, para alcanzar el objetivo es el "cómo". El cómo es de hecho la gestión de proyectos. Puedes mirar a un mapa e identficar tu destino, pero ¿cómo vas a llegar ahí? Cada viaje es destino, y dependerá del tiempo disponible, el destino y los recursos disponibles. Un project manager juega un papel fundamental, ya que asegura un viaje sin incidentes.

El inicio

Para arrancar desde cero un proyecto, primero se tiene que definir los elementos. Si no se definen los elementos antes de empezar un proyecto, se generarán conflictos y la probabilidad de fracaso será elevada, gastar más dinero del presupuestado o no finalizar el proyecto a tiempo, son resultados no deseados fruto de la no definición de los elementos del proyecto.

• Alcance

El alcance define el panorama general del proyecto. Comprende la definición de objetivos, metas, el tamaño del proyecto, y de todos los requisitos específicos. El alcance también toma en cuenta los demás elementos (tiempo, recursos y presupuesto), y es que, cualquier cambio en el alcance afecta directamente a los demás elementos. Por ejemplo, si se determina el alcance para construir una torre, y el alcance se actualiza a dos torres, todos los demás elementos, tiempo, recursos y presupuesto, se verán afectados y deberán ser re-evaluados.

• Tiempo

Lo primero, determinar la fecha de comienzo y de finalización. Pero son más los elementos a determinar. Cada tarea o paso del proyecto debe ser definido, descrita y estimada y asignada en tiempo. Algunas tareas pueden ocurrir simultáneamente, sin embargo otras dependerán de la consecución de la tarea anterior, por lo que dependen completamente del trabajo realizado. Planear el tiempo necesario para cada tarea, junto con una estimación de su flexibilidad y dependencia, forma para de la gestión del tiempo de un proyecto.

• Recursos

Para definir los recursos necesarios, es imprescindible conocer a todas las personas que intervendrán en el proyecto, y también, ser concsciente de los materiales que serán necesarios. Las personas de un proyecto, son los miembros del equipo directamente involucradas en el proyecto, pero también hay que tener en cuenta a los proveedores. Las habilidades y requirimientos técnicos de los empleados son información importante a tener en cuenta, al igual que su uso de los recursos, del tiempo y del presupuesto. Es clave, asegurar que todas las personas, conocen el alcance del proyecto, su rol en el proyecto y la importancia del mismo.

• Presupuesto

El coste de un proyecto comprende todos los gastos monetarios realizados en un poryecto, incluyendo mano de obra y coste de materiales necesarios. Calcular el coste estimado antes de un proyecto es necesario, pero siempre será eso, una estimación. Un buen consejo, incluir siempre una partida para costes de contingencia, ayudára a paliar imprevistos, como una subida imprevista del precio de los materiales. El project manager velará por cumplir con los costes estimados y no gastar más allá del dinero presupuestada, de hecho incluso intentará reducirlo, con el objetivo último en mente, la maximización del beneficio.

También hay otras características a tener en cuenta a la hora de definir un proyecto. Como por ejemplo, ¿cómo de único o innovador es el proyecto? También es una buena práctica señalizar las posibles áreas que pueden generar incertidumbre. Y tener en cuenta a todos los stakeholders,el impacto que tendrá el proyecto en la comunidad y en tus clientes.

La calidad de un proyecto está determinada por el equilibrio entre la consecución de los objetivos, respetando el plazo de tiempo y el presupuesto. El project manager es el responsable de la calidad del proyecto.